会社が従業員に貸与しているPCやス マートフォンについて私的利用している疑いがある従業員がいます。私的利用の調査のために当該PCやス マートフォンをモニタリングすることは許されるでしょうか？

➡貸与PC・スマートフォンの取扱規程 、その他就業規則に規定があれば、私的利用の調査等のため合理的な必要があり、かつプライバシーを過度に制約しない態様である限り、モニタリングすることが許さ れると考えられます。

①私的利用
そもそも、貸与PCについて私的利用が禁止されているか否かにかかわらず、従業員には職務専念義務があることから、勤務時間中に貸与 PCやスマートフォンの私的利用を行うことは 同義務に違反し得ます。
社員の電子メールの私的利用の禁止が徹底されていなかったとして、職務の妨げにならず、会社の経済的負担も極めて軽微な ものである場合には、社員による電子メールの私的利用は社会通念上許容されているとしています。
よって、前提として、就業規則上,業務以外 の目的で使用することを禁ずることを明定し、貸与にあたっても周知するべきです。

② モニタリングの可否
会社が貸与するPCやスマートフォンについ ては、あくまでその所有権は会社に帰属します が、従業員の私的な情報が含まれている可能性があり、プライバシー権が及び得ることから、 無制限に行うことは許されないと解されます。
よって、モニタリングにあたっては、私的利用や情報漏洩等の観点から調査の必要 性を確保し、プライバシー権を過度に制約する等社会通念上相当な範囲を逸脱した態様にわた らないようにするべきです。

③ 規程の整備
・モニタリングの目的をあらかじめ特定した上で、社内規程等に定め、従業者に明示すること
・モニタリングの実施に関する責任者及びその権限を定めること
・あらかじめモニタリングの実施に関するルール を策定し、その内容を運用者に徹底すること
・モニタリングがあらかじめ定めたルールに従って適正に行われているか、確認を行うこと

以上の事項を規程として定めたうえ、従業員に周知しておくことが肝要です。